Jakie dokumenty musi mieć salon beauty
lub gabinet medycyny estetycznej?

Otwarcie salonu kosmetycznego, gabinetu medycyny estetycznej, studia stylizacji paznokci, PMU czy salonu beauty to nie tylko wybór lokalu, sprzętu
i pierwszych zabiegów. Równie ważne jest przygotowanie dokumentacji, która zabezpieczy Twój biznes już od pierwszego dnia działalności.

Jeżeli zastanawiasz się, jakie dokumenty musi mieć salon beauty lub jakie dokumenty przygotować przed otwarciem salonu kosmetycznego, jesteś w dobrym miejscu. W tym artykule znajdziesz listę najważniejszych dokumentów, dzięki którym będziesz mogła prowadzić swój biznes zgodnie z przepisami
i ograniczyć ryzyko reklamacji czy problemów podczas kontroli.

Wiele właścicielek salonów odkłada temat dokumentacji na później, wychodząc z założenia, że najpierw trzeba zdobyć klientki. Problem pojawia się wtedy, gdy trafia się pierwsza reklamacja, klientka kwestionuje efekt zabiegu albo w salonie pojawia się kontrola.

Dobra wiadomość jest taka, że większości tych sytuacji można skutecznie zapobiec.

Oto dokumenty, które warto przygotować jeszcze przed rozpoczęciem działalności: 

1. Regulamin świadczenia usług

Regulamin świadczenia usług to jeden z podstawowych dokumentów, choć przepisy nie nakładają obowiązku jego posiadania. W praktyce jest jednak ogromnym wsparciem i pozwala jasno określić zasady współpracy
z klientkami.

Dobry regulamin salonu beauty powinien zawierać m.in.:

  • zasady umawiania wizyt, w tym pobierania zadatków,
  • zasady odwoływania i przekładania wizyt,
  • spóźnienia i nieobecności,
  • zasady płatności,
  • procedurę reklamacyjną,
  • zasady realizacji voucherów i kart podarunkowych,
  • informacje o monitoringu, jeżeli jest stosowany,
  • możliwość odmowy wykonania zabiegu w uzasadnionych przypadkach,
  • odpowiedzialność za rzeczy pozostawione w salonie.

Dobrze przygotowany regulamin pozwala uniknąć wielu nieporozumień
i ułatwia rozwiązywanie sporów z klientkami.

2. Formularze świadomej zgody na zabieg

Jeżeli prowadzisz salon beauty lub wykonujesz zabiegi kosmetyczne czy
z zakresu medycyny estetycznej, zgoda na zabieg jest jednym
z najważniejszych dokumentów.

Jedna zgoda na wszystkie zabiegi to jeden z najczęściej popełnianych błędów. Każdy zabieg powinien posiadać własny formularz świadomej zgody, dostosowany do jego przebiegu, przeciwwskazań oraz możliwych powikłań.

Powinna ona zawierać między innymi:

  • informacje o zabiegu,
  • przeciwwskazania,
  • możliwe ryzyko i działania niepożądane,
  • alternatywne metody wykonania zabiegu,
  • zalecenia pozabiegowe,
  • oświadczenie o zapoznaniu się z informacjami i możliwości zadawania pytań.

Podpis klientki pod zgodą nie zwalnia z odpowiedzialności za nieprawidłowo wykonany zabieg, ale stanowi bardzo ważny element zabezpieczenia prawnego.

 

3. Ankieta zdrowotna

Ankieta zdrowotna pozwala zebrać informacje dotyczące stanu zdrowia osoby, która ma zostać poddana zabiegowi. Dzięki temu możesz ocenić, czy nie występują przeciwwskazania do jego wykonania oraz zadbać
o bezpieczeństwo zarówno klientki, jak i swoje.

Ankieta zdrowotna najczęściej obejmuje pytania dotyczące:

  • chorób przewlekłych,
  • alergii,
  • ciąży,
  • przyjmowanych leków,
  • wcześniejszych zabiegów.

5. Zgoda na publikację wizerunku

Zdjęcia przed i po zabiegu świetnie sprzedają usługi, jednak nie możesz publikować ich bez odpowiedniej podstawy prawnej.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest uzyskanie pisemnej zgody od klientki.

W dokumencie warto określić:

  • gdzie zdjęcia będą publikowane,
  • w jakim celu będą wykorzystywane,
  • dobrowolność wyrażenia zgody,
  • możliwość jej wycofania,
  • zapis o zrzeczeniu się prawa do wynagrodzenia za rozpowszechnianie wizerunku.

4. Dokumentacja RODO 

Każdy salon beauty czy gabinet medycyny estetycznej przetwarza dane osobowe swoich klientek. Bardzo często są to również dane szczególnej kategorii, czyli tzw. dane wrażliwe.

Dlatego odpowiednia dokumentacja RODO dla salonu beauty jest niezbędna.

Najczęściej obejmuje:

  • klauzulę informacyjną,
  • upoważnienia do przetwarzania danych,
  • rejestr osób upoważnionych,
  • analizę ryzyka,
  • procedury ochrony danych osobowych,
  • politykę prywatności i plików cookies – jeśli prowadzisz stronę internetową, 
  • umowy powierzenia przetwarzania danych, jeżeli korzystasz
    z usług zewnętrznych firm.

Przepisy RODO obowiązują Cię niezależnie od tego, czy prowadzisz duży salon, czy jednoosobową działalność. Brak odpowiedniej dokumentacji może narazić Cię na wysokie kary finansowe oraz problemy podczas kontroli.

Wiele właścicielek salonów błędnie zakłada, że samo posiadanie klauzuli informacyjnej oznacza spełnienie wszystkich obowiązków wynikających
z RODO. W rzeczywistości dokumentacja jest znacznie szersza
i powinna być dostosowana do specyfiki prowadzonej działalności.

6. Zgoda na publikację opinii

Jeżeli publikujesz opinie klientek na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych, również warto zadbać o odpowiednią zgodę.

To prosty dokument, który może uchronić Cię przed niepotrzebnymi wątpliwościami i sporami.

7. Zgoda marketingowa

Jeżeli planujesz wysyłać newsletter, SMS-y z promocjami lub inne komunikaty marketingowe, powinnaś posiadać odpowiednią zgodę marketingową.

Pamiętaj jednak, że nie każda wiadomość wysyłana do klientki wymaga takiej zgody. Przykładowo przypomnienie o umówionej wizycie nie stanowi komunikacji marketingowej.

Jeżeli chcesz zaoszczędzić czas i mieć pewność, że dokumenty zostały przygotowane zgodnie z obowiązującymi przepisami, gotowy pakiet zgód na publikację wizerunku, opinii oraz marketing bezpośredni znajdziesz w moim sklepie.

Czy wszystkie dokumenty są obowiązkowe od pierwszego dnia działalności?

Nie wszystkie dokumenty będą potrzebne od razu. Część z nich zależy od sposobu prowadzenia Twojego biznesu.

Jeżeli nie publikujesz zdjęć klientek, zgoda na wykorzystanie wizerunku może poczekać. Jeżeli nie prowadzisz strony internetowej, nie musisz jeszcze przygotowywać polityki cookies.

Warto jednak zadbać o dokumentację jeszcze przed przyjęciem pierwszej klientki. Zdecydowanie łatwiej zrobić to na początku niż mierzyć się z reklamacją lub kontrolą, gdy dokumentów po prostu nie ma.

Najczęściej zadawane pytania

Nie. Przepisy nie nakładają obowiązku posiadania regulaminu, jednak w praktyce jest to jeden z najważniejszych dokumentów zabezpieczających Twój biznes.

Tak. Każdy biznes beaty&med przetwarzający dane osobowe klientek powinien posiadać dokumentację RODO dostosowaną do swojej działalności.

Tak. Zgoda na zabieg jest podstawowym elementem prawidłowej dokumentacji i stanowi ważne zabezpieczenie zarówno dla Ciebie, jak i dla klientki.

Nie. Przed publikacją zdjęć należy uzyskać odpowiednią zgodę na rozpowszechnianie wizerunku.

Podsumowanie

Wiele właścicielek salonów odkłada przygotowanie dokumentacji na później, skupiając się przede wszystkim na wyposażeniu gabinetu, marketingu czy pozyskiwaniu pierwszych klientek. Z mojego doświadczenia wynika jednak, że problemy najczęściej pojawiają się właśnie wtedy, gdy dokumentów brakuje.

Im wcześniej zadbasz o regulaminy, zgody oraz dokumentację RODO, tym spokojniej będziesz mogła rozwijać swój biznes. Bez stresu przed reklamacją, kontrolą czy publikacją zdjęć klientek.

Dokumentacja sporządzona przez prawnika pomoże uchronić Cię przed kosztownymi błędami i problemami, których naprawdę da się uniknąć. Dlatego warto przygotować ją jeszcze przed przyjęciem pierwszej klientki.

Jeżeli nie wiesz, od czego zacząć, lub zależy Ci na dokumentach przygotowanych z myślą o branży beauty i med, sprawdź gotowe wzory dostępne w moim sklepie lub skontaktuj się ze mną. Chętnie pomogę Ci dobrać dokumentację odpowiednią dla Twojego biznesu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *